35.北京明伦公益基金会合同管理制度
1. 为规范基金会合同管理，保障基会合法权益，从源头规避风险，预防合同纠纷，促进科学管理，根据《中华人民共和国民法典》等国家有关法律法规，制定本制度。
2. 基金会磋商、订立、履行合同，解决合同争议，保管合同文件资料以及制定合同示范文本等活动，适用本制度。
3. 本制度所称合同，是指基金会在民事经济活动中与公民、法人或其他组织订立的合同（含协议），与工作人员所签订的聘用、聘任合同等人事管理合同除外。
4. 合同管理应当遵循权责明确、程序规范、内容合法、处理及时的原则。
5. 合同签订应当遵守公平合法、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则。
6. 合同管理主要由合同承办部门和秘书处负责。
7. 负责合同项目的部门为合同承办部门，按照职能分工，在其职能范围内承办合同签订的前期准备、拟定、审查、履行、争议解决等事宜，具体包括：
（一）合同项目的可行性调研和合理性论证评估；
（二）审查合同对方当事人的主体资格、履约能力、资信等情况，并收集相关资料；
（三）与合同对方当事人进行谈判，根据合同模板拟定、修改合同文本，确保合同的可行性、合法性、有效性，并按照合同审核流程提交审核；
（四）合同的履行，并对合同履行过程中发生的纠纷和发现的问题进行处理；
（五）合同谈判、订立、履行、变更、解除等相关文件资料的整理、保管和交接工作；
（六）合同签订后及时向秘书处交存正式合同文件。
8. 秘书处负责合同的管理，具体包括：
（一）拟定合同管理制度并组织实施；
（二）制定标准合同文本；
（三）参与合同审核流程，对合同的可行性、合法性、有效性、公益性进行审查，并向合同承办部门反馈意见；
（四）监督合同的履行情况，对履行完毕的合同进行履约完成情况抽查；
（五）参与处理对外合同纠纷的协调解决工作；
（六）合同的整理、录入、归档，并装订成卷；
（七）提供法律咨询，对合同承办部门进行业务指导，对相关人员进行法律知识培训。
（八）了解掌握合同承办部门合同签订及履行情况，及时总结经验教训，并向领导班子提出合理化建议；
（九）受理合同相关的投诉事宜。
（十）负责合同用章、合同档案管理及合同查阅工作。
9. 合同签订前，合同承办部门应将拟定的合同文本按合同审核流程提交审核，并按照审核意见进行修改。
10. 合同承办部门及秘书处应对合同进行合法合规性审查，具体包括以下内容：
（一）合同对方当事人是否具备签约主体资格，包括是否具备完全的权利能力、行为能力，签约是否获得了充分的授权等；
（二）合同内容是否显失公平；
（三）合同中所涉事项是否能以合同形式约定，合同约定是否违反法律法规的相关规定；
（四）合同条款表述是否存在歧义；
（五）合同约定是否侵犯了第三方的合法权益，是否损害国家或社会公共利益；
（六）合同条款内容是否完整，是否符合公益性、公信力的要求。
11. 合同应当采用书面形式订立。
12. 签订合同前，合同承办部门应对合同对方当事人资质、资产、信用、履约能力等情况进行调查，并收集、整理有关资料。
13. 合同应当具备以下条款：
（一）合同主体名称、住所；
（二）合同项目的详细内容；
（三）合同金额、支付方式和收款方账户信息；
（四）合同当事人的权利和义务；
（五）知识产权条款；
（六）合同履行期限、地点和方式；
（七）违约责任条款；
（八）合同变更、解除及终止的条件；
（九）合同争议解决方式；
（十）生效条件、合同有效期及订立日期。
14. 合同须由合同当事人的法定代表人或委托代表人签字并加盖公章，单份合同文本达两页纸以上，须加盖骑缝章。
15. 合同签订时，应验证对方相关证明文件，核对无误后方可正式签署，对方交验的证明文件要妥善保管。
16. 两方合同原则上一式二份，甲方一份，乙方一份。三方合同一式三份，以此类推。
17. 法律、法规要求公证或者合同当事人需要公证的合同，应当办理公证手续。
18. 合同签订后，合同承办部门应安排专人监督合同的全面履行，及时对履行过程中的问题进行处理，确保合同约定事项按期完成。
19. 合同承办部门向财务部申请款项时,应提交正式合同文本复印件。对存在下列情形的,不予拨付款项:
（一）应当订立书面合同而未订立书面合同的；
（二）收款单位未按合同约定提供合规发票凭证的；
（三）收款单位与合同签订主体名称不一致的。
20. 在合同履行中如出现争议，应先友好协商解决，将损失和影响减少到最低程度；若经协商后仍无法达成一致，合同承办部门应及时向秘书处征询法律意见，并将相关意见向领导班子汇报，经领导班子研究决定后，按法定程序办理。
21. 向仲裁机构或人民法院递交的申请书、起诉书或答辩书等书面材料，须经领导班子审批同意。
22. 经诉讼或仲裁的合同争议解决后，应将发生争议的原因、承担的责任以及日后防范的具体措施以书面报告形式存入档案；影响重大的，须在基金会内部予以公告。
23. 合同履行过程中出现下列情形之一、对合同履行产生或可能产生重大影响的，合同承办部门应及时将相关情况告知秘书处，以便做出相应对策和及时处理：
（一）发生不可抗力；
（二）合同依据的法律或政策修改、废止，或签订合同时的客观情况发生重大变化；
（三）合同对方当事人财产状况恶化、丧失商业信誉、丧失或可能丧失履约能力；
（四）合同对方当事人预期违约以及其他可能影响合同履行的情形。
24. 合同履行完毕后，项目承办部门应对合同对方当事人的履约情况进行核实，确保合同约定的内容全部履行完毕。
25. 不得先开展合作,后签订合同。如合同承办人由此给基金会造成风险或损失，将追究合同承办人与部门负责人的责任。
26. 合同履行过程中，因客观情况发生变化确需变更合同实质性条款，合同当事人应就变更事项签订补充协议，并按本制度进行合同合法性审查。
27. 因一方原因需解除合同的，合同承办部门应先就解除合同行为进行风险评估，经风险评估后具备解除条件的，需报请领导班子批准后，按合同签订流程签署解除协议。
28. 经签字并加盖公章的合同原件(含合作方尚未签署的），如需作废，应将合同原件全部交秘书处，由秘书处统一处理，不得擅自处理、销毁。
29. 合同变更后，合同编号不予改变。
30. 合同签订一律加盖基金会公章。
31. 办公室审查合同请示件并确认委托代表人签字后，方可在合同上加盖公章。
32. 合同由基金会先行签字盖章。如确有特殊情况需合作方先行签字盖章，须经秘书处审查无误后，将合同定稿送达合作方。
33. 建立合同档案，对已签订的合同逐份进行分类、编号、登记，并装订成卷。
34. 合同签订完毕，合同承办人须在三个工作日内将合同原件交合规部进行年度存档，包括：
（一）合同审批请示件；
（二）经签字并加盖公章的合同文本（含附件）原件；
（三）与合同有关的其他文件资料。
35. 因人事变动或部门调整，合同承办部门指定的合同承办人发生变化的，合同承办部门应重新指定合同承办人，原合同承办人应在办理完相关文件和档案移交手续，并经合规部负责人签字确认后方可离任。
36. 建立健全合同台帐、合同档案及台帐借阅手续。
37. 签订合同时原则上应当使用基金会合同模板，若合同对方当事人有特殊要求或基金会无相关合同模板，经合规部审核后，可使用其他合同文本。
38. 合同承办部门使用合同模板时，可根据实际情况对合同模板中的条款进行修改。
39. 合同模板由秘书处负责起草和修订。
40. 不得以任何形式泄露合同涉及的商业秘密、技术秘密、个人隐私等保密信息。
41. 秘书处对合同签订及履行程序进行监督检查。
42. 对于违反国家法律、法规和本制度，在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或以权谋私，损害国家或基金会利益的，应视情节轻重，依据有关规定追究相关责任人的责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究其刑事责任。
43. 本制度解释权属北京明伦公益基金会秘书处，经第二届第一次理事会审议通过后，自2023年5月31日起实施。
